Преимущества электронных документов
Усовершенствование программного обеспечения облегчает производство электронных документов. Благодаря появлению мощных текстовых процессоров и дружелюбных графических интерфейсов и редакторов персонал предприятий теперь может сам готовить документы любой степени сложности. Новые инструментальные средства подготовки документов в форматах SGML (Standard Generalized Markup Language) и HTML (Hyper Text Markup Language) облегчают представление электронных документов в среде Internet и Всемирной паутины (World Wide Web).
Снижается стоимость связи. Благодаря высокой конкуренции между поставщиками услуг Internet и телекоммуникаций цены на передачу единицы информации неуклонно понижаются. Например, стоимость опорной магистрали сети Национального научного фонда США в течение 1988-1991 годов увеличилась на 68%, в то время как трафик вырос в 128 раз. Это означает, что за тот же период стоимость в пересчете на байт уменьшилась почти на два порядка.
"Драконовские" цены в Internet, которые могли затормозить развитие новых электронных документов, таковыми не являются. Цены на услуги Internet невысоки и будут становиться все доступнее. Текущие ограничения на пропускную способность связи являются временным явлением. Коммерческое использование Internet требует очень высоких скоростей передачи для таких приложений, как выдача видеодокумента по требованию. Пропускные способности существующих сетей являются более чем достаточными для распространения почти всех данных, за исключением наиболее требовательных видео и мультимедиа приложений.
Становятся доступными стандарты на представление, хранение и индексирование информации. Мы имеем стандарты на описание страниц и разметки содержания текста (PostScript, HTML, SGML), для которых существуют доступные программы просмотра и редактирования. Хотя имеется большое количество форматов представлений образов документов (JPEG, GIF, CGM, TIFF, XBM, PDF), имеется также и множество программ, которые читают, конвертируют и показывают эти форматы. Несмотря на то, что специализация носителей и форматов является основанием для беспокойства, очень вероятно, что в будущем мы сможем свободно читать любые форматы.
Эта надежда вселяется благодаря высокой конкуренции на рынке систем управления документами (DMS - Document Management System) и всевозрастающему требованию интероперабельности (interoperability). Эти обстоятельства привели ведущие фирмы-производители DMS к образованию под эгидой ассоциации АНМ (Association for Information & Image Management) двух объединений - Document Management Alliance (DMA) и Open Document Management API1 (ODMA) group, которые успешно разрабатывают два одноименных стандарта - DMA и ODMA. Первый - на концептуальном уровне определяет универсальный подход к построению и функционированию корпоративных DMS, второй же - обеспечивает бесшовную интеграцию прикладной программы клиента и DMS-сервера. Участие в этой инициативе по стандартизации таких промышленных гигантов, как IBM, Xerox, Kodak, Microsoft и др. несомненно обеспечит успех и выигрыш как пользователей, так и производителей DMS. Уже объявлены первые достижения интероперабельности, выполненные в рамках стандарта ODMA 1.5, между репозитарием Documentum и настольными приложениями PC DOCS, Lotus Notes, WordPro и WordPerfect.