Технологические преимущества
Абстрагируясь от конкретных систем делопроизводства, подготовка документов в самом общем представлении крутится в некотором круговороте, состоящем из трех стадий. На стадии подготовки авторы (специалисты, исполнители) готовят черновик и предлагают этот черновик редактору (руководителю). На стадии согласования (рецензирования и исправления) редакторы требуют оценку экспертов и отклоняют проект (рукопись) или требуют внесения в него изменений. Эта стадия заканчивается, когда редактор принимает текст будущего документа к распространению. На последней стадии редактор посылает документ в издательский отдел, где он редактируется, форматируется и печатается, что часто называется выпуском. Далее осуществляется регистрация и текст становится неизменяемым документом, который рассылается специалистам для работы и в депозитарий (хранилище, библиотеку) документов, где его архивируют и снабжают указателем. Электронные документы вносят в этот процесс изменения с явными преимуществами в нескольких областях, которые мы укажем ниже.
Почти нулевая цена печати и распространения. Это составляет от 15 до 30% текущих расходов на печать. Поскольку документы становятся доступными электронным образом, пользователи могут получить их по связи и при необходимости распечатать. Поступая так, они (или организации, в которых они работают) не оплачивают расходы по печати и распространению. Прогресс в технологии печати сделал возможным для пользователей издавать и печатать документы с помощью уже готовых компьютерных систем и с качеством, сравнимым с профессиональными изданиями.
Низкая стоимость редактирования и подготовки. С помощью имеющихся издательских пакетов и программного обеспечения для распространения электронных документов авторы могут выполнять большую часть операций по редактированию и макетированию. Современные настольные издательские системы с помощью лазерных принтеров с разрешением 600 dpi и 1200 dpi могут производить документы, качество которых сравнимо с качеством, получаемым профессиональными издателями. Более того, многие авторы жалуются на ошибки, вносимые при традиционном печатном процессе. Преимущество обычных издателей размывается, поскольку намного дешевле перекачать и распечатать документ, чем иметь его напечатанным в журнале. Наконец, альтернативным средством для распространения электронных документов стала Всемирная паутина.