Системы документооборота и управления документами
Теперь посмотрим, как в LinkWorks организован собственно документооборот. При работе с электронными документами пользователь имеет следующие возможности.
• "Переслать" документ (документ покидает рабочий стол отправителя и перемещается на рабочий стол получателя, существуя при этом в единственном экземпляре). С помощью дерева организации можно назначить одного или нескольких получателей документа.
• "Скопировать" документ (документ остается в распоряжении отправителя, его копия создается на рабочем столе получателя как новый документ, независимый от последующих изменений исходного).
• Сделать документ "совместно используемым" (shared) (документ становится "виден" на рабочих столах как отправителя, так и получателя, при этом изменения внесенные, например, получателем сразу становятся видны отправителю, и наоборот). При такой схеме если один из пользователей открыл документ для редактирования, то другому в ответ на запрос о редактировании будет выдано сообщение, что документ заблокирован, и указано, кто именно работает над документом в данный момент.
• С помощью совместно используемого составного объекта передать документ другому пользователю или членам рабочей группы. Как уже было отмечено, над составными объектами можно проводить те же действия, что и над обычными объектами, поэтому можно создать, к примеру, совместно используемую папку "На подпись", видимую для начальника подразделения и его секретаря. Секретарь будет просто "опускать" туда необходимые документы, а начальник (при желании не "вынимая" их оттуда) производить над ними необходимые действия.
• "Регистрировать интерес" к документу. Если продолжить пример с папкой "На подпись", то метка о регистрации интереса, поставленная секретарем на документе, приведет к появлению на экране сообщения сразу же после того, как в документ будут внесены какие-либо изменения (например, наложена резолюция).
• Хранить версии документа. Работа с документами, особенно в режиме "совместного использования", всегда таит в себе опасность потери ценной информации в результате ошибок редактирования. В LinkWorks встроены возможности ручного и автоматического сохранения версий документов. В автоматическом режиме новая версия будет сохраняться всякий раз, когда документ открывается на редактирование.