Организационные преимущества
Далее мы выделим некоторые возможные услуги, которые учреждение могло бы получить внутри и предоставить своим клиентам в рамках инициативы по электронным документам. Эти услуги рассматриваются как существенные преимущества, которые будут благоприятствовать широкому восприятию электронных документов.
Обеспечить исчерпывающее предоставление архива, включая все документы, подготовленные для распространения на популярных конференциях, выставках и презентациях. Документы будут помещаться в депозитарий сразу после их принятия и получения от авторов окончательно утвержденных версий. Специализированные хранилища в депозитарии могут быть предложены по отдельному индексу (указателю). Ограничения на длину документа, число цветов в изображении и т.д. исчезают.
Здесь особенно следует подчеркнуть важность предоставления архива нормативных документов и актов, которые часто имеют колоссальные объемы и всегда нужны "под рукой" сразу во многих подразделениях.
Создать сервер технических отчетов. Их можно было бы составлять для сотрудников учреждения и клиентов в виде гипертекстовых HTML-документов и разместить на Web-сервере учреждения, чтобы получить доступ к их наработкам и версиям (коллекциям) текстов и самих документов.
Сделать электронные книги, техническую документацию и обучающие пакеты доступными как для своих сотрудников, так и для широкого круга клиентов. Предоставляя в электронной форме учебный материал, учреждения могут помочь своим сотрудникам улучшить техническое мастерство, а клиентам - шире ознакомиться с документацией на используемую систему. Этот материал тоже целесообразно разместить на Web-сервере учреждения.
Создать на Web-сервере учреждения рекламную страничку и сделать на ней ссылку на интерактивную систему on-line сервиса и продаж. Кроме дополнительного источника доходов, такой сервис мог бы помочь менеджерам учреждений в выборе оборудования и программного обеспечения. Система учета клиентов, посетивших сайт (имеется в виду Web-site) учреждения, поможет собрать неоценимую информацию для аналитиков учреждения, занимающихся маркетингом.
Рассылать on-line уведомления о рабочих совещаниях, конференциях, презентациях и других событиях в сфере науки, производства и бизнеса, а также рассылать оперативные уведомления об использовании каких-либо благоприятных возможностей, предоставляемых в качестве услуг сотрудникам и клиентам. Электронная рассылка информации и использование таких могучих технологий Internet как электронные доски объявлений и телеконференции, могут существенно сократить почтовые расходы на рассылку, повышают осведомленность сотрудников и клиентов и могут увеличить доходы учреждений.