Необходимость и неизбежность изменений
Мы считаем, что переход от бумажных носителей к электронным уже начался и является неизбежным. Начав действовать сейчас, учреждения могут стать новаторами, а не последователями. Правда, раннее принятие содержит дополнительный риск и дополнительную работу. Их необходимо оценить. Техническая база повсеместно почти готова. Организационная сторона должна быть активизирована. Персонал уже сейчас проходит всестороннее обучение работе с компьютером, здесь особых проблем нет. Основные затраты - разработка и поэтапное внедрение программных систем управления документами, управления движением документов, управления электронным архивом и выработка стандартов в документотворчестве. В дальнейшем мы приведем определения основных понятий, функций, структуры и приемов работы с электронными документами.
Учреждения имеют шанс стать лидерами в области издания и распространения электронных документов, в основном, за счет своих собственных усилий и внутреннего развития. Другая (не исключающая) возможность - это сформировать партнерство с какой-либо фирмой, преданной идее электронных публикаций и имеющей опыт внедрения таких систем. Здесь опять-таки хорошим примером могут служить альянсы MasterCard с Netscape Communications и Visa с Microsoft, которые прикладывают огромные усилия по выработке стандартов цифровых денег и электронных расчетов, позволяющих производить микроплатежи, - Secure Electronic Transactions (SET).
Отказ от воспроизведения документов на бумаге. Здесь не надо торопиться, этот вопрос требует внимательного планирования и ясного представления о том, что ждет нас впереди. Полный переход от бумажных документов к электронным потребует последовательных приближений, которые на начальном этапе будут связаны с дополнительными расходами. Фаза переходного периода от бумажных документов к электронным может занять несколько лет в зависимости от инерции людей и прогресса в области новых носителей информации.
Политика централизованной печати документов может быть сосредоточена вокруг хранилища документов. Документы общего характера могут быть собраны и индексированы в одной электронной библиотеке. Частные документы могут храниться в отдельных подразделениях и воспроизводиться на бумаге по мере необходимости.