Учреждение, делопроизводство, документоборот
Поскольку в данной монографии мы не касаемся конкретной деятельности учреждений, то нам важно понятие не собственно учреждения, а его информационной модели и организации. По определению DMA информационная модель учреждения в самом общем виде - это корпоративная пользовательская база данных, обычно функционирующая в среде локальных/региональных сетей (LAN/WAN), следовательно, включающая множество разнообразных групп, которые могут иметь различные потенциально несовместимые компьютерные системы.
Основным элементом любой организационной системы являются люди. По определению, корпорация - это группа людей, объединенных одной целью.
Поэтому в корпорации существенным является групповая (кооперативная) работа, коллективная подготовка документов и принятие коллегиальных решений.
Учрежденческая (корпоративная) система управления документами (СУД - EDMS - Enterprise Document Management System) должна обеспечивать требования кооперативной работы и управления документами независимо от какой-либо специфики применений. Поэтому часто с СУД (EDMS) связывают (а зачастую и путают) такие понятия, как groupware и workflow.
Следует обратить внимание, что понятие management в русском переводе означает не только управление, но и осторожное, бережное отношение, что здесь вполне уместно по смыслу. Однако, согласитесь "Корпоративная система бережного отношения к документам" звучит несколько неуклюже.
Основное функциональное назначение корпоративной системы управления документами - заботиться о технологической среде для документов, или различных классов информационных объектов, способной управлять методами доступа, версионностью, безопасностью и даже увеличивающейся сложностью отношений между этими объектами независимо от аппаратной платформы и независимо от сетевого и программного окружения. Главное достоинство такой системы заключается в создании и сохранении коллективного интеллекта или базы знаний учреждения, выраженного совокупностью взаимосвязанных документов.