Понятия Workflow и Groupware
Анализ отечественной литературы по системам управления документами показывает некоторую путаницу в понятиях и терминах. Как мы уже отмечали в предыдущем разделе, довольно часто путают такие понятия, как СУД, workflow и groupware. В этой путанице нет ничего удивительного, так как все передовые СУД имеют встроенные средства workflow, которые настолько повсеместно пронизывают СУД, что их легко принять за всю систему управления документами.
Для прояснения ситуации мы, по нашей старой доброй традиции, обратимся к классическим первоисточникам. Документ WFMC-TC-1011 "Workflow Management Coalition: Terminology & Glossary" гласит:
"Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил."
Здесь следует сделать небольшое отступление. Конечно, буквальный перевод с английского workflow - поток работ, или процесс. Действительно, если мы обратимся к одной из наиболее авторитетных компаний в данном вопросе -Ultimus Business Workflow Automation [50], то мы найдем исчерпывающее и понятное прояснение ситуации. В великолепной коллекции официальных документов "A Library of Workflow White Papers" в явном виде определяется:
"Workflow - процесс - произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели."
Синонимами термина workflow являются: business process, business workflow. Поясним смысл различных слов в этом определении.
Произвольное задание - подразумевается, что понятие workflow относится к очень широкому спектру деловой активности.
Последовательно или параллельно - подразумевается, что отдельные шаги (этапы) в этом задании могут выполняться один за другим, или одновременно различными участниками, или в произвольной комбинации.
Двумя или более участниками - подразумевается, что если одна персона выполняет задание, то это не есть workflow. Понятие workflow - из сферы кооперативной работы - оно так называется, если задание "течет" от одного участника к другому.
Общая цель - индивидуальные участники workflow должны действовать во имя общей цели. Если они работают над независимыми проектами, то это не есть workflow.