Понятия Workflow и Groupware

Из сравнения этих двух определений можно сделать вывод, что авторитетная коалиция WFMC говорит workflow, а подразумевает automation workflow. Отсюда становятся понятными гносеологические корни путаницы между документооборотом и workflow, но здесь нет ничего удивительного -документооборот надо понимать как document workflow. Workflow обобщает понятие автоматизированного документооборота.
Путаница между рассматриваемыми понятиями усиливается еще и по другой причине. Анализ деятельности многих неавтоматизированных учреждений показывает, что примерно половина времени уходит на собственно бизнес-процесс, а другая половина - на перемещение бумажных документов с места на место - от одного исполнителя к другому. Поэтому уже простое внедрение электронных документов может дать экономию во времени до 50%. Это означает, что автоматизированное перемещение документов - это уже частичная автоматизация бизнес-процессов, то есть workflow.
С другой стороны, документооборот является тоже бизнес-процессом, особенно для тех учреждений, где документы играют главенствующую роль (например, для тех, которые "производят документы" - это административные органы, издательства, информационные агентства и др.). Для таких учреждений workflow в чистом виде означает document workflow.
Вернемся к определению workflow. Оно будет не полным, если мы не рассмотрим его ключевые понятия. К ним относятся:
• activity - деятельность - набор событий, которые могут происходить с отдельным участником в единичный промежуток времени;

• commitment - обязательство - 1) состояние разума, согласно которому человек или организация придерживается определенной линии поведения; 2) соглашение или обещание делать что-либо в будущем;
• event - событие - что-либо происходящее в момент времени, оно возникает как некое изменение текущего состояния, оно не имеет длительности, в workflow событие означает передачу единицы работы;
• process - процесс - синоним workflow (рекурсия);
• role - роль - относится к группе подобных участников, имеющих одинаковую квалификацию и/или умение в определенной деятельности из сферы данного процесса (workflow);
• information object - информационный объект - это объект, который используется в рассматриваемом процессе, может быть электронным или материальным, в обоих случаях он представляет собой либо сырые данные, либо результат работы;
• trigger - триггер, присоединенное событие - предшествующее событие в последовательной паре событий процесса, трактуемое как причина последующего события этой пары;
• Workflow Management System - система управления процессом.
Полная система управления процессами (Workflow Management System) должна включать в себя следующие функции: графический дизайн, тестирование, моделирование, реализацию, измерение и оптимизацию любого бизнес-процесса с необходимой гибкостью для применения в произвольной организационной сложности.