Степень автоматизации делопроизводства учреждения (организации, предприятия) в настоящее время стала одним из основных показателей информационной и технологической грамотности ее руководителей и управляющих. Поэтому этим проблемам уделяется в последнее время все больше внимания как у нас в стране, так и за рубежом. Основное внимание сосредотачивается на перестройке технологии работы с документами к условиям автоматизации, что в современной терминологии называется реинжинирингом бизнес-процессов (BPR3 - Business Process Reengineering).
Проблема BPR для перестройки функциональной деятельности учреждения вообще - это отдельная большая тема, и мы на ней останавливаться не будем, а отошлем читателя к первоисточникам. Здесь же мы будем касаться только перестройки технологии (реинжиниринга) работы с документами.
Проблема автоматизации делопроизводства не нова - ею занимались в гигантских масштабах в эру АСУ, когда экономике страны "был нанесен экономический эффект" (более 10 млрд. рублей в ценах того времени). В то время широко пропагандировался "глубокий смысл и огромное значение слов, записанных в Постановлении XXV Съезда КПСС "Основные направления развития народного хозяйства СССР на 1976-1980 годы":
"Обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в Единую Общегосударственную систему сбора и обработки информации для учета, планирования и управления ".
Сейчас ретроспективно ясно, что в то время ни экономика страны, ни программно-аппаратная база, ни психология людей не были готовы к реализации такой крупномасштабной системы, но "если Партия прикажет...".
В настоящее время широкое использование компьютеров в технологических процессах многих учреждений (планирование и проектирование, бухгалтерский учет и анализ данных, информационное обслуживание и базы данных) обусловило следующий виток интенсификации работ в области автоматизации делопроизводства.
Официальные документы все больше и больше переносятся на цифровые носители. Однако пока нет полной ясности с тем, как будет развиваться эта тенденция, и какова будет общая способность воспринимать новую информационную обстановку. Для реального внедрения автоматизированного делопроизводства крайне необходимо развитие методологии использования электронных документов.
Для выработки такой методологии следует рассмотреть более внимательно, что же является неудовлетворительным в нынешней работе с документами.