Основные задачи СУД
Система управления документами предназначена для автоматизации всего комплекса работ с документами как созданными в данном учреждении, так и поступившими извне: ввод документов в систему, регистрация, распределение и рассылка, редактирование и модификация, оперативное хранение и архивация, поиск и просмотр, извлечение и воспроизведение, контроль исполнения, разграничение доступа, справочная служба и пр. Существенным является обеспечение групповой (кооперативной) работы с документами.
При внедрении СУД в практику работы учреждения преследуются следующие цели:
• повышение производительности труда;
• повышение оперативности в работе с документами;
• расширение возможностей справочно-информационного обслуживания;
• улучшение качества подготовки, обработки и воспроизведения документов;
• сокращение количества ненужных документов и ненужных рассылок;
• улучшение организации контроля за движением и исполнением документов.
Технология обработки документов определяется рядом факторов: видом документа (см. далее) и требованиями его жизненного цикла; традициями, сложившимися в учреждении, и текущими представлениями исполнителей о возможностях современных систем обработки документов. В любой системе всегда должна быть возможность для основных исполнителей самим осуществлять программирование маршрута прохождения и режимы обработки того или иного документа.