Основные задачи СУД

С другой стороны, система должна быть удобна в администрировании и эксплуатации. Возможности обеспечения для документа индивидуального жизненного цикла не должны приводить к общей децентрализации управления обработкой тех документов, которые являются общими для различных пользователей, групп, подразделений. Основу такой системы должна составлять соответствующая организация программного обеспечения, позволяющая решать широкий круг задач обработки документов независимо от специфики деятельности учреждения.
Разработка конкретной СУД или настройка покупной системы должна производиться на основе системного анализа деятельности учреждения, в результате которого определяются: основные задачи, уровни организационной структуры, группы пользователей и их информационные запросы, этапы жизни документов и ответственные за них службы, схема функционирования системы, состав и структура базы данных, формы представления входной информации и выходных документов.
Основные задачи СУД - классификация документов, размещение их в хранилище данных учреждения и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Они хорошо известны и будут нами рассматриваться более детально под различными углами зрения. Степень важности тех или иных деталей для каждого конкретного учреждения может сильно варьироваться. Например, для учреждений, накопивших большие объемы бумажных документов, первостепенной будет задача потокового сканирования при вводе документов в систему [45]. Для закрытых учреждений на первое место может встать задача разграничения доступа к документам и контроля за попытками несанкционированного доступа. Для многих учреждений достаточно важной является задача контроля исполнения документов, а для некоторых - эта задача отходит на задний план, или, вообще, является излишней в системе. Например, как это ни парадоксально, для ряда учреждений высшей государственной власти такого понятия, как контроль исполнения, не существует, так как все документы должны неукоснительно выполняться, например, указы президента. Другие же документы должны исполняться настолько высокими госчиновниками, что контролировать их может разве что только Господь Бог.
Конкретное содержание и важность задач СУД определяются на основе анализа модели деятельности учреждения. В общем случае модель деятельности учреждения можно представить как организованную совокупность взаимосвязанных процессов (деловых процессов его персонала). К их числу можно отнести: процессы обслуживания клиентов учреждения, процессы административно-управленческой и хозяйственной деятельности, организацию финансовых расчетов, организацию и сопровождение документооборота, информационно-аналитическое обеспечение, и прочие процессы.