Основные задачи СУД
Традиционная российская организационная структура учреждения относится к линейно-функциональному типу, в соответствии с которым учреждение состоит из иерархически подчиненных и выполняющих конкретные функции подразделений. Для выполнения своих функций подразделения используют финансовые, документационные, информационно-аналитические и прочие прикладные системы (специализированные системы подразделений).
Совокупность таких прикладных систем, реализованная в локальной сети подразделения (на локальном сервере и автоматизированных рабочих местах -АРМ - конкретных специалистов), должна интегрироваться с системой управления документами подразделения.
СУД подразделений объединяются в единую учрежденческую систему. Таким образом, структура учрежденческой СУД должна отражать организационную структуру учреждения.
Комплексное использование современных компьютерных технологий, собранных в учреждении, позволяет обеспечить каждого участника делового процесса всеми необходимыми материалами и инструментами для эффективного получения итогового результата и сделать это с максимальными удобствами, то есть, связать все обеспечивающие компоненты с конкретными АРМ и постоянно иметь возможность получить все необходимое под рукой (на экране АРМ).
Особенно тесное взаимодействие (интеграция с приложениями) необходимо при кооперативном (групповом) процессе создания документов и обеспечения их миграции между подразделениями учреждения. Для этих целей в учреждении создается и используется общая транспортно-коммуникационная среда (например, Internet/intranet). Она позволяет осуществлять обмен электронными документами как внутри подразделений, так и между подразделениями учреждения. Такая среда является основой для эффективного доступа к информационным ресурсам и информационно-аналитическим системам учреждения, а также к ресурсам и системам родственных и вышестоящих организаций: органам государственной власти, министерствам, ведомствам и т.п.
Учрежденческая intranet может содержать ряд виртуальных подсетей различных подразделений с различной степенью защиты в зависимости от специфики их работы. Выход в Internet должен осуществляться с учетом требований обеспечения безопасности работы учреждения.
С другой стороны, независимо от конкретных подразделений, в целом по учреждению для работы с документами можно выделить три уровня иерархии пользователей, которые пронизывают все подразделения: руководство, канцелярия1, исполнители.
На каждом из этих уровней находятся пользователи с различными требованиями и информационными запросами. На каждом уровне документы проходят различную обработку. Рассмотрим подробнее схему функционирования системы.