Основные задачи СУД

Каждый пользователь системы на своем уровне принимает решение относительно дальнейшего продвижения документов. Ему необходимо предоставить удобный графический интерфейс, с помощью которого он может выбрать для интересующих его документов определенную "маршрутную карту", в которой описаны этапы обработки этих документов.
Входящие и исходящие документы подразделяются на виды типа: письмо, указ, приказ, распоряжение, постановление, заявление, договор, отчет, запрос, платежное поручение, смета, справка, акт, решение, сводка, счет, протокол, ходатайство, служебная записка, извещение, протест, кассационная жалоба, соглашение и т.п.
Этот список дает представление о тех документах, которые должны обрабатываться в системе. Конечно, это не полный список, но он может быть расширен путем добавления новых записей в таблицу видов документов.
Канцелярия отвечает за: прием документов, первоначальный ввод входящих извне данных в систему учреждения, рассылку документов руководителям и исполнителям, контроль за редактированием и модификацией документов, получение информации об исполнении или неисполнении от исполнителей, выдачу напоминаний и различных сводок, снятие документов с контроля и пересылку их в архив по необходимости.
Руководители: визируют документы, принимают решения относительно дальнейшего продвижения документов (назначают исполнителей, сроки исполнения, налагают резолюции), проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов, принимают меры по улучшению исполнительской дисциплины.
Исполнители: получают документы для исполнения, готовят исходящие документы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями, подписывают их у руководства и передают в канцелярию для дальнейшего продвижения, получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения, получают другую распорядительную информацию, сообщают в канцелярию о состоянии исполнения документа.
Еще одним важным моментом создания СУД является накопление и использование информационных ресурсов учреждения, рост его интеллектуального потенциала. Без анализа данных и документов трудно говорить о поддержке процессов принятия управленческих решений, поэтому необходимо в СУД наличия тесного взаимодействия пользователей с информационными ресурсами. К наиболее удачным и бурно развивающимся технологиям взаимодействия с информационными ресурсами можно отнести Data Warehouse (информационный склад или кладовая данных), где пользователи могут выбрать все необходимое и обработать отобранные данные нужным образом.