Повторное использование и репликация данных.
Серьезной пробле­мой географически распределенных данных и документов является их дублиро­вание в различных форматах и повторное использование одних и тех же фраг­ментов в разных документах. При совместном использовании таких докумен­тов, или при кооперативной работе над документами трудно избежать ошибок без организации эффективных мер повторного применения документов с одно­временной репликацией в других местах их хранения.
Универсальность и независимость от конкретных приложений большин­ства современных реализаций СУД порождают трудности их адаптации к ре­шению фундаментальных проблем реинжиниринга бизнес-процессов учрежде­ния, которые, в первую очередь, создают узкие места с точки зрения эффектив­ного использования информации.
Просто перенося новую технологию на старые процессы, многие учреж­дения часто остаются один на один с дорогими вновь приобретенными про­граммными продуктами, которые не соответствуют их информационным по­требностям.
Делая ошибки при внедрении компьютерных технологий на начальном этапе, в дальнейшем руководство учреждений уже не расположено (возможно не верит) делать какие-либо новые или дополнительные инвестиции в техноло­гию управления документами.
Поэтому очень важно избежать ошибок как при выборе СУД, так и при ее внедрении. Здесь наиболее подходящим решением является кооперация с авто­ритетной фирмой, которая профессионально занимается внедрением СУД.