Традиционные процедуры работы с документами

Для общего представления о работе с документами существенным моментом является классификация документов по видам:
• распорядительный документ - документ, требующий деятельности по исполнению. Это приказ или распоряжение директора, поручение руководства;
• нормативный документ - документ с явным указанием всеобщей для учреждения нормой действия. Это различные утвержденные инструкции, устав учреждения, положения, директивы высших органов государственной власти;
• вспомогательный документ - документ, информирующий участников совместной работы о тех или иных действиях, событиях, месте, времени, результате и др. Это, например, служебное письмо, факсимильное письмо, сообщение электронной почты, телеграмма и др.;
• внутренний документ подразделения - документ, жизненный цикл которого замкнут внутри одного или небольшого числа подразделений учреждения и который не подлежит регистрации на уровне учреждения.
В аспекте взаимодействия с внешними по отношению к учреждению организациями документы можно классифицировать на входящие и исходящие. Это основание классификации должно быть единым для всего учреждения. Как правило, для таких документов должно однозначно определяться начало (по входу) или завершение (по выходу) работы с документом.
Далее рассмотрим жизненный цикл документа в виде возможной последовательности процедур с указанием наиболее существенных атрибутов соответствующей процедуры. Как уже было неоднократно указано (см. раздел 2. 2), жизнь документа как официальной "бумаги" начинается с процесса его оформления.
Эта процедура включает два шага: прием и регистрацию. Естественно, что еще до первого шага (приема) происходит подготовка содержания документа (для простоты будем называть это состояние документа - текстом), представленного различным способом (текст на бумажном носителе, текстовый файл, видеофильм, аудио представление, графическое и табличное представление, а также их произвольное объединение).
На втором шаге фактически появляется официальный документ, и начинается его жизненный цикл в документообороте.