Процедура оформления документа
Процедура приема характеризуется следующими основными атрибутами:
• формальный транспортный канал - это путь, по которому некий текст доставлен в учреждение, например, фельд-связь, электронная почта, факс-связь, "карманный вариант";
• корреспондент и адресат - это данные, однозначно определяющие лицо, пославшее текст, и лицо, получившее этот текст;
• когда принято - это время и дата приема текста;
• носитель - среда доставки текста: на бумаге, на дискете, на видеокассете и др.;
• агент - это посредник при процедуре передачи (фельд-курьер, факс, Internet/intranet и др.).
В общем случае прием осуществляется канцелярией (секретариатом) или непосредственно адресатом. Однако, в ряде случаев, на приеме находится специальный доверенный человек (секретарь, референт, помощник, делопроизводитель и др.), который предварительно производит просмотр поступившей корреспонденции (другими словами, осуществляет "доступ к телу"), отсекая ненужные (по его мнению) или не по адресу присланные материалы.
В случае определения необходимости дальнейшей работы с текстом выполняется процедура его регистрации.
Процедура регистрации - это назначение тексту уникального идентификатора (регистрационного номера или атрибута) в соответствии с принятой в учреждении системой классификации, необходимого для однозначной идентификации документа. Такая форма идентификации может обеспечить определенные удобства для пользователя при работе с документами, облегчая атрибутивный поиск и обеспечивая тем самым быстрый доступ к документу'. Основные атрибуты регистрации следующие: вид документа, регистрационные данные - номер документа в соответствии с основанием классификации и дата регистрации.