Процедура направления документа
После регистрации осуществляется ознакомление (прочтение) документа адресатом. Результатом ознакомления может быть резолюция (случай 1) для дальнейшего рассмотрения документа, может быть ответ корреспонденту (случай 2), а может и не быть никаких действий (случай 3).
В случае 3 возникает ситуация, когда текст оформлен как документ (присвоены регистрационные данные), а собственно документ никому не нужен и вообще может отсутствовать в учреждении. В системе образуются неактивные регистрационные данные, и требуется процедура "сборки мусора". Для избежания такой ситуации регистрацию следует осуществлять после ознакомления. Однако, это может привести к потере данного документа, так как в этом случае между приемом и регистрацией существует некий длительный и неконтролируемый временной интервал.
Случай 2 связан с процедурой подготовки текста и отправки документа (смотри далее).
Наиболее сложный с точки зрения документооборота случай 1. При этом происходит действительное направление документа в соответствии с наложенной резолюцией. Такая процедура называется направлением. Между регистрацией и направлением вполне вероятен доклад. Доклад необходим, чтобы ускорить процесс принятия решения по данному документу, в результате чего доверенное лицо (секретарь, референт, помощник, делопроизводитель и др.) сообщают данные о документе, а иногда и готовят вариант(ы) резолюции (обратите внимание на ключевую роль доверенного лица).
Резолюция - это управляющее воздействие , которое определяет дальнейшую схему прохождения и обработки документа. Возможны следующие варианты действий.