Подготовка приказов и распоряжений
Наиболее представительными типами решающих документов являются приказы и распоряжения. Отличительная особенность этих документов состоит в их обязательном исполнении и опосредованном контроле исполнения. Кроме того, эти типы документов могут быть длительного, а иногда и бессрочного исполнения, например, распоряжение (приказ) о назначении на должность, или приказ, вводящий в действие положение о подразделении учреждения. Приказы и распоряжения готовятся внутри учреждения самим руководителем, или по его прямому поручению, или по инициативе подразделений. Основные процедуры работы с этими документами следующие: формирование проекта документа, согласование проекта документа, выпуск документа.
Формирование проекта осуществляется в каком-либо функциональном подразделении учреждения, или непосредственно одним из уполномоченных руководителей. Документ готовится в соответствии с принятыми правилами оформления.
Согласование проекта. После формирования проект документа должен пройти согласование в соответствии с установленным в инструкции порядком. Существует обязательное для всех и требуемое по данному проекту документа согласование и заданные сроки согласования. Факт согласования - визирование
- отражается атрибутами подпись и дата согласования.
Выпуск документа. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, после чего он или поступает на оформление или на доработку, если есть замечания. Возможен и вариант отклонения проекта документа руководителем. В этом случае действия с проектом документа завершаются. После оформления проекта дальнейшая работа с документом осуществляется в соответствии с описанной ранее процедурой направления, но в данном случае с указанием обязательного исполнения. Отличительной особенностью служит одновременная передача документа в архив.