Негибкая схема формирования и редактирования текстов документов приводит специалистов - авторов документов - в состояние большого дискомфорта.
Отсутствие принципиальной возможности звуковых и видоо вставок в текстовые бумажные документы существенно обедняет возможности представления информации на современном уровне развития технологий.
Конференции, семинары, выставки и презентации стали серьезным альтернативным средством передачи и распространения новых документов. Они имеют низкое время оборота от представления документов до их публикации (около шести месяцев), в то же время сохраняя процесс экспертной оценки, который придает документам достоверность. Более того, конференции сосредотачивают свое внимание на специализированных областях, позволяя специалистам обмениваться самыми свежими документами. Однако следует отметить, что точность и достоверность доложенной на таких мероприятиях информации часто носит рекламный характер и не всегда внушает доверие, тем более, что и на ряде конференций, и на семинарах, выставках, презентациях предлагаемая информация не подвергается независимой экспертизе.
Имеющиеся успехи в распространении препрннтных версий документов через FTP, WWW и электронную почту, к сожалению, не получили должного развития, хотя они намного дешевле и эффективнее традиционных способов. Некоторые авторы утверждают, что такая практика способствует улучшению качества представленных документов, которые подвергаются более широкой проверке, чем документы на бумажных носителях, рецензируемые только несколькими экспертами. Однако этот механизм обычно заслуживает меньшего доверия, чем установленный процесс рецензирования, поскольку нет явных гарантий, что каждый конкретный документ, доступный on-line, будет откорректирован автором в ответ на замечания читателей.
Что же касается учреждений, то одной из наиболее острых проблем организации деловых процессов в области административно-управленческой и хозяйственной деятельности является текущее неудовлетворительное состояние делопроизводства и документооборота. В этой части накопились методологические, программно-технические, технологические, организационные и правовые проблемы. По мнению большинства аналитиков, причиной возникновения такой ситуации является значительный рост документопотока и переход количественных проблем в качественные.
С одной стороны, компьютерная подготовка и распространение документов способствовали их бурному росту, с другой стороны, компьютеры пока не стали систематическими и действенными помощниками сотрудников учреждений в работе с электронными документами.