Архивирование.
Процедура архивирования имеет два назначения. Пер­вое - это создание архивных дел в подразделениях учреждения (оперативный архив). Второе - архивирование дел и документов в центральном архиве (дол-
госрочный архив). Основное предназначение архива - сохранение документа для возможного его последующего использования. Работа сотрудника архива включает две основные процедуры: формирование дел и поиск с возможным последующим извлечением документов из архива.
Основополагающим нормативным документом для процедуры архивиро­вания является перечень дел (реестр дел) документооборота, составляемый пе­риодически и привязанный к некоторой системе классификации проблем, видов документов, наименований подразделений учреждения и выполняемых ими функциональных обязанностей. Формируемые по некоторому алгоритму дела в подразделениях по мере надобности, устанавливаемой самими подразделения­ми, сдаются в центральный архив, где в соответствии с определенной ранее классификацией подлежат архивному хранению. Данная система классифика­ции используется для последующего поиска документов и их предоставления (при соответствующем разрешении) запросившему лицу. По истечении некото­рого формально определенного времени документы и дела из центрального ар­хива подлежат физическому уничтожению с последующей фиксацией данного факта специальным актом.