Отправка (рассылка).
Документы, подготовленные для передачи от од­ного лица другому, из одного подразделения в другое и из учреждения во вне, подлежат формальному оформлению для отправки. Эта процедура характеризу­ется следующими атрибутами: отправитель, получатель, дата отправки, дата получения. Важным свойством процедуры является доведения до отправителя факта получения получателем документа (квитирование). Особый случай про­цедуры отправки - отправка документа во внешние организации. В этом случае документу присваивается регистрационный номер (исходящий) и дата регист­рации. На основании этих атрибутов в дальнейшем возможна связь по докумен­ту учреждения с внешней организацией. Отправка документа группе лиц назы­вается циркулярной рассылкой. Она может быть двух видов:
распространение документа в соответствии с некоторым заранее за­данным маршрутом, что обеспечивается механизмом workflow,
распространение документа одновременно нескольким лицам по за­данному списку. И в том, и в другом случаях управление циркулярной рассылкой со стороны СУД означает отслеживание отправки, доставки и прочтения документа.