Ввод документов в систему
Процедура ввода документов в систему существенно зависит от того, где первоначально возникает (порождается) документ и какова его структурная сложность.
Если документ возникает в самом учреждении, то для его ввода применяются штатные средства операционных систем (текстовые и графические редакторы, текстовые процессоры, программы проверки правописания и др.), а также, при необходимости, специализированные программные средства подготовки документов и компоновки мультимедиа, включая изображения, звук и видео.
Если документ поступает из внешней организации уже в электронном виде, то может возникнуть необходимость его конвертирования в кодировки и форматы, принятые в используемой СУД. Несмотря на широкое распространение большого многообразия всевозможных кодировок, форматов и средств сжатия информации, проблемы конвертирования не представляют принципиальных трудностей, так как уже создано значительное количество адекватных инструментальных средств1. СУД должна обеспечивать коллективную работу различного уровня пользователей в гетерогенной среде с максимальным использованием штатных средств, применяемых пользователями ОС, поэтому должна включать полный набор инструментов для преобразования форматов и кодировок, используемых в различных ОС.
Более сложным является случай, когда документ имеется только на бумаге. Для ввода таких документов в систему применяются сканеры высокого разрешения, с помощью которых получают графический образ документа. Далее, по необходимости, этот документ может либо оставаться в виде графического изображения, либо пройти довольно сложную процедуру распознавания образов и преобразования текстовой информации в последовательность символов соответствующей кодировки, а графической - в графический файл подходящего графического формата.
Наиболее сложным представляется случай, когда требуется ввести большое количество бумажных документов. В этом случае применяют высокопроизводительные системы потокового ввода документов. Этот случай будет рассмотрен ниже более подробно.