Создание документов
Смысл данной операции не требует объяснения, однако, для эффективной организации процесса помимо использования современных текстовых редакторов (основных инструментов для создания электронного документа) необходимо выполнить ряд условий. Непременным условием успеха при создании документа является обеспечение корректно организованной коллективной работы над ним. Именно здесь происходит реальное появление (зарождение) документа из текста. Для этого используется процедура регистрации, состоящая в уникальной идентификации, принятой в системе или ее классифицируемом фрагменте (например, при локальной регистрации в подразделении учреждения).
Здесь наиболее значимыми факторами являются взаимодействие процесса ввода текста с другими компонентами СУД. Например, поиск, просмотр и использование частей документов, отражающих историю вопроса или связанных нормативных актов, проведение анализа финансовых ресурсов, имеющихся на данный момент, или согласование основных вопросов с менеджером делового процесса и др. Причем, часто бывают нужны и офисные, и функциональные, и внешние информационные ресурсы и системы.
Еще одним условием успешного коллективного создания документа является запись истории создания документа: когда и кем создавалась версия текста проекта документа или его составных частей, какие резолюции были наложены и др. Для корректной работы должна исключаться возможность одновременного редактирования текста документа разными людьми, иначе участвующие в работе авторы не смогут узнать созданный ими документ.
Как было указано ранее, текст становится документом с момента регистрации. В начале был текст, текст понятный и однозначно воспринимаемый каждым человеком в отдельности.
Процесс совместного рассмотрения, согласования, сближения интересов, в общем, групповой деятельности требует общей, однозначной для всей группы, идентификации, т.е. регистрации. Как только регистрация произведена, то в системе или ее фрагменте родился документ. Важной особенностью документа, в отличие от текста, является принятие специальных мер по внесению в него изменений. Любые согласования рассматриваются как ремарки, аннотации, уточнения, которые прикрепляются к документу в соответствующих местах, как желтые липкие листочки, часто используемые людьми при работе с бумажными документами. Таким образом, у документа появляется множество ассоциированных с ним текстов - фактически возникает гипертекстовая структура.