Организация процесса движения документа
Одним из основных преимуществ электронного документооборота является автоматизация пересылки документа с одной операции по работе с документом на другую. Организация службы курьеров или беготня с бумагами между кабинетами становится атавизмом для документов, не относящихся к высшим категориям секретности. В зависимости от типов документов и способов организации деловых процессов используются две схемы создания, обработки и исполнения электронных документов:
• гибкая - не формализуемая последовательность действий по обработке документов, при которой на каждой операции невозможно определить, какая операция следующая и кто ее будет выполнять,
• жесткая - предполагающая наличие алгоритма обработки с указанием последовательности выполнения операций в зависимости от характеристик документа и принимаемых на операциях обработки управляющих воздействий.
Проблему реализации гибкой схемы может решить электронная почта или какой-либо другой способ передачи файла следующему исполнителю (например, копирование средствами штатной ОС, или FTP-процесс).
Качественные характеристики технологий документооборота с жесткой схемой движения документов по технологическим операциям определяются многообразием и удобством построения схем обработки (иерархическая и полииерархическая, с организацией циклов или без и др.), а также богатством критериев для выполнения условных переходов между операциями обработки.
• Важное значение имеет и способ отслеживания очередей поступивших на обработку документов с учетом срочности обработки документа и направления документа на следующую операцию обработки. Важным фактором здесь является использование информативного и дружественного интерфейса.