Трудности работы с бумажными документами.

К основным недостаткам делопроизводства в учреждениях следует отнести:
• фактическое отсутствие нормативных и инструктивных материалов, описывающих документационное обеспечение и правила делопроизводства в учреждениях и учитывающих требования законов, а также нормативных актов, как предписываемых вышестоящими инстанциями, так и внутренних;
• отсутствие системности в подходах к реализации типовых процедур, не позволяющее быстро создавать (исполнять) документы, особенно те, что требуют коллективной работы, необоснованно увеличивающее объемы хранимой информации и затрудняющее поиск необходимых данных;
• слабая оснащенность современной компьютерной техникой подразделений, связанных с административным управлением и хозяйственной деятельностью;
• отсутствие или плохая организация единой транспортно-коммуникационной среды, объединяющей хранилища документов подразделений учреждения (в общем случае территориально разобщенных);
• отсутствие адекватных электронных технологий, приводящее к использованию устаревших, часто рутинных, решений на основных технологических операциях создания, обработки, хранения, поиска и контроля исполнения документов;
• отсутствие эффективной системы слежения и быстрого реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения учреждения;
• большое отставание в работах по стандартизации форм документов, процессов обработки информации и документооборота;
• фактическое отсутствие классификаторов, тезаурусов и толковых словарей (глоссариев).
Анализ состояния дел в области организации делопроизводства и документооборота в ряде конкретных учреждений показал недооценку организации централизованной разработки и внедрения в масштабах учреждения (отрасли) актуализированных классификаторов, тезаурусов и толковых словарей. Попытки ряда подразделений создать свои системы классификации документов, упорядочить работу с ними приводят к еще большему хаосу и, что более опасно, к увеличению численности административно-управленческого персонала.
Совершенно ясно, что в настоящее время уже созданы все предпосылки для перехода к массовому использованию электронных документов. Однако, электронные документы до сих пор подвергаются сомнению в качестве основного носителя информации.