Работа с библиотеками и организация распределенного хранения.
В идеале система должна поддерживать технологию распределенного доступа, т.е. создается одно виртуальное глобальное хранилище, и система сама производит декомпозицию запроса пользователя на запросы к конкретным ре­альным хранилищам, осуществляет сбор информации от них и выдает интегри­рованный ответ по запросу пользователю. Найденные документы передаются на
рабочее место пользователя, а после обработки могут быть переданы обратно в хранилища, замещая старые версии документов.
Система должна отслеживать версии документов. Это особенно важно для тех документов, которые проходят несколько стадий согласования и в текст которых могут вноситься различные правки исполнителями документов. Сис­тема должна обеспечивать возможность управления полномочиями исполните­лей документа, вести аудит и отслеживать все изменения документа.
Система должна рассматривать хранилище документов подобно библио­теке ', в которой размещены книги с вполне определенным, наперед заданным количеством экземпляров. При этом используются такие понятия, как "ориги­нал", "подлинник" и "копия". Оригинал - это реальный документ с собственно­ручной подписью утверждающего лица и со всеми атрибутами согласования, последних рукописных правок и т.д. Подлинник - это выверенный, исправлен­ный и заверенный соответствующим должностным лицом документ, идентич­ный по смыслу оригиналу и подготовленный для опубликования. Копия - это отснятый ксерокопировальным, фотокопировальным, офсетным способом, за­веренный, идентичный (по геометрии и содержанию) подлиннику, образец до­кумента с указанием номера экземпляра. Обычно оригинал сразу попадает в архив (чаще это точный образ бумажного документа, полученный сканировани­ем), а работа осуществляется с подлинником и копиями. Механизм библиотеч­ной работы позволяет выбирать документ из библиотеки. Если все экземпляры выданы (на руках), то СУД не должна осуществлять следующую выдачу, пока не будет выполнена операция возврата. Должны использоваться такие возмож­ности, как: временное чтение (читальный зал), заявка на документ и уведомле­ние о появлении в библиотеке экземпляра, очередность прочтения в случае от­сутствия экземпляра, выдача по требованию и с разрешения^ сразу нескольких экземпляров, заявка на создание копий и получение разрешения на их увеличение, уничтожение при разрешении необходимого количества копий.
Для поддержки целостности данных должна быть применена система блокировки, разграничения и контроля доступа. Для обеспечения этого меха­низма к каждому документу присоединяется список лиц, которые имеют доступ к этому документу. Для всех остальных документ будет недоступен. Внутри списка лиц, допущенных к документу, права могут также варьироваться от только просмотра содержимого до полного контроля над документом, включая корректировку, удаление, назначение прав доступа другим лицам.