Контроль исполнения документов
Абсолютное большинство систем управления документами ведет протокол работы (системный журнал) всех участников процессов, т.е. фиксирует, когда документ был получен, какие операции с ним были произведены и когда документ был переправлен на следующую операцию обработки.
Протоколирование выполняемых работ позволяет получать отчеты о стадии обработки документа и его местонахождении, контролировать исполнение документа, судить о творческой активности и дисциплинированности исполнителей, вырабатывать решения об узких местах документооборота и деловых процессов.
Статистический анализ процессов исполнения документов, проводимый за разные временные интервалы, позволяет обоснованно судить о динамике развития учреждения и принимать верные решения по совершенствованию его организационных структур.
Рассмотрим более подробно процесс прохождения и контроля документов в системе. После регистрации канцелярией (секретариатом) и рассмотрения руководством (в случае входных документов), или после подписания или утверждения руководством и регистрации (в случае исходящих и внутренних документов) все необходимые сведения должны регистрироваться системой либо с помощью ввода соответствующей информации в систему, либо автоматически через регистрацию системных событий.