Контроль исполнения документов
Обычно ввод регистрационных данных осуществляется в формы стандартного вида, приближенного к традиционной регистрационно-контрольной карточке. В этой форме документы передаются другим абонентам системы для последующей обработки. В форме обычно содержатся данные, используемые при дальнейшем выборе "маршрута" обработки документа, такие как: режим работы с документом, гриф секретности, вид документа, коэффициент важности, дата исполнения, даты выдачи напоминаний, дата возможной отсрочки. Вносятся также сведения, отсутствующие в документе, но которые могут иметь важное значение в процессе документооборота: тематика документа, даты выдачи напоминаний, лицо, контролирующее исполнение, и пр. Такого рода данные при вводе должны проходить проверку на правильность и непротиворечивость.
Канцелярия (секретариат или доверенное лицо) должны мониторировать движение документов путем создания специального расписания прохождения документами некоторых фиксированных контрольных точек. Данные для мони-торирования могут содержать напоминания, различные сводки, справочную информацию, электронные аналоги регистрационно-контрольных карточек1. Напоминания исполнителю о приближении срока носят информативный характер, и они не обязательны. Напоминания об истечении срока выдаются всегда. Исполнители обязаны отреагировать на такого рода сообщение передачей в канцелярию сведений об исполнении (фактической даты исполнения и номера ответного документа) или неисполнении (причины неисполнения и, возможно, даты отсрочки, назначенной руководством). Полученные из напоминаний сведения фиксируются в специальном протоколе.