Соотношение бумажного и электронного документов
Собственно различие между бумажным и электронным документами состоит в типе носителя, на котором они расположены (аналоговый вид на бумаге, или цифровой на магнитном или оптическом носителе). Однако существенно то, что возможности по работе с бумажным и электронным документом значительно различаются как функционально, так и по времени.
Преимущества электронного документа уже ранее отмечались. Здесь мы исследуем другую проблему, а именно, проблему совместной жизни бумажного документа и его электронного аналога, или наоборот1. Можно с уверенностью заявить, что еще много лет будут существовать документы на бумажном носителе, и появление электронного вида представления пока еще экзотика.
Одновременное сосуществование диктуется логикой сегодняшнего дня, обширной практикой работы и нормотворческой основой. Уже существуют инструкции по безбумажному делопроизводству в учреждениях и электронному способу создания документов, и это наравне с работой во многих случаях с бумажным видом документа. Бумага всегда имеет ценность как итог (действий), универсально воспринимаемый и переносимый, и имеет огромное историческое значение при распространении информации.
Невыгодное положение бумаги обнаруживается в тех случаях, когда требуется поддерживать целостность информации, содержащейся в документах, при сохранении версионности и многопользовательского режима работы, а также включающих процедуру восстановления в течение короткого времени. Жизненный цикл документа существенно видоизменяется при переходе к его электронному виду.
Новая электронная технология управления документами может решить отмеченные проблемы бумажного документа за счет современных подходов к хранению и восстановлению документов, а главное - содержащейся в них информации. Эту технологию можно выразить, перефразируя известную восточную мудрость: "Истина на сервере". Общая информация компактно собрана вместе, пользователи обеспечены восстанавливающими инструментами, которые позволяют в прямом смысле "вытягивать" именно необходимую информацию за время, определяемое только индивидуальными рабочими задачами.
В то же время существование одной смысловой информации в двух видах (бумажном и электронном) вносит существенные противоречия в жизненный цикл документа.
Но нас волнует возможная потеря информации при переходе из одного вида в другой.
Простой пример. Зарегистрированный бумажный документ для дальнейшей работы отсканирован и оцифрован. Далее, используя компьютерные технологии (электронная почта, редакторы, СУД и др.), документ приобрел множество дополнительной информации, описывающей его скитание в жизненном пространстве. Появились ремарки, визы, подписи (многие с датами, определяющими последовательность действий), и другая вспомогательная информация. Часто такой документ сопровождается учетной карточкой, всегда имеющей жесткий вид и ограниченное использование внутри учреждения.
Любая последующая распечатка документа - из электронного вида в бумажный - приводит либо к потере этой информации, либо к появлению на бумаге служебных, часто конфиденциальных, данных, что почти всегда не допускается. Если цикл замкнуть и опять отсканировать бумажный документ, то новый оцифрованный электронный не будет соответствовать предыдущему.