Преимущества электронных документов

Уже сейчас с очевидностью видны несколько явных преимуществ, которые будут благоприятствовать широкому восприятию электронных документов.
1. Стоимость их распространения значительно ниже, чем у бумажных носителей.
2. Время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а часами (минутами, секундами).
3. Способность производить содержательный (контекстный) поиск документа является принципиально новым качеством этой технологии.
4. Повышаются возможности для взаимодействий как между сотрудниками, так и между учреждениями.
5. Упрощаются механизмы защиты документов.
Широкому восприятию новых технологий в делопроизводстве мешают некоторые сомнения и трудности технического и организационного характера:
• беспокойство о долговечности электронной информации;
• неустойчивые стандарты для представления, хранения и индексирования (снабжения указателем) информации;
• "драконовские" цены на инфраструктуру (например, Internet);
• "приемлемость " предприятиями-партнерами электронных документов;
• проблемы безопасности и обеспечение защиты от несанкционированного доступа к электронным документам.

Внимательный анализ современного состояния и значительный прогресс информационных технологий позволяют снять эти сомнения и вселяют надежду преодолеть кажущиеся трудности в самое ближайшее время.
Долговечные электронные носители возможны. Имеющиеся в настоящее время магнитные и оптические носители имеют оценочное время жизни около 10 лет. Если в течение 10 лет мы за те же деньги можем хранить в 100 раз больше информации, почему бы не затратить дополнительные средства на развитие носителей, которые надежно хранят информацию свыше 10 лет? Более того, уже развиваются новые носители с увеличенным временем жизни.
Усовершенствование оборудования делает электронные документы более доступными по цене. Вычислительные мощности персональных компьютеров, рабочих станций и серверов (как процессора, так и памяти) удваивается каждые 18 месяцев. Таким образом, компьютерные ресурсы по памяти и по производительности увеличиваются быстрее, чем технические достижения, которые удваиваются каждые 10 лет (7% в год). Оборудование для хранения информации сейчас намного дешевле, чем это было 10-20 лет назад: можно купить многогигабайтный магнитный носитель за несколько тысяч долларов. CD-ROM'bi стоят порядка нескольких долларов, если их производить в достаточно большом количестве.