Встроенные функции workflow и groupware
Как было отмечено раньше, серьезной проблемой повышения эффективности работы учреждения является коллективное (кооперативное) создание документов. Поэтому важной функцией СУД является поддержка кооперативной работы.
Всякое учреждение как большая система включает в себя функциональные (технологические), управляющие и информационные подсистемы. Внедрение workflow приводит к тому, что информационная подсистема учреждения оказывает влияние на функциональную и управляющую подсистемы. В этом влиянии и заложена основная сентенция повышения эффективности работы учреждения от применения средств автоматизации (workflow).
Технология workflow является фундаментальным элементом, который поддерживает метафору нового офиса вместе с электронными документами.
С одной стороны, технология workflow базируется на системе управления документами. С другой стороны, передовые СУД включают в себя workflow, которая позволяет маршрутизировать конкретные документы, руководствуясь внутренними или внешними критериями. То есть, системы управления документами и технология workflow являются взаимнопроникающими.
В современном понимании бизнес-процесса документ может быть встроен в сам процесс как динамичный объект. Информационный агент, анализатор текста, объект workflow - все они имеют способность не только усиливать процесс, но и полностью переопределить его. Это качество электронных документов является очень существенным при построении систем типа ad hoc.
При автоматизации документооборота помимо встроенных функций workflow используются также технологии groupware - открытые системы обмена информацией между участниками процесса, обеспечивающие свободный (не жестко запрограммированный) обмен документами при их коллективной обработке.
В технологии groupware инициатива всегда за пользователем. Система не заставляет пользователя выполнять жесткий порядок ходов при решении какой-либо коллективной задачи по подготовке документа, она лишь облегчает ее выполнение. Это, как правило, системы со свободным движением документов, хотя в них могут быть включены функции контроля доставки и прочтения.
Использование технологий workflow и groupware требует зачастую критического переосмысления всех аспектов документооборота учреждения к условиям автоматизации. Это совершенно необходимо делать из-за несомненных преимуществ, которые дает внедрение этих технологий.
Наиболее типичными примерами кооперативной работы с документами являются процедуры согласования и аннотирования документов.